Privacy Statement AR-CO SC

Notre engagement concernant le respect de la vie privée

Le respect de la vie privée et la protection de données sont très importants. Notre volonté est de traiter les données à caractère personnel – des personnes physiques et des entreprises – d’une manière correcte et transparente et en toute légalité. La présente Déclaration énumère les données à caractère personnel que nous collectons et traitons vous concernant en tant que preneur d’assurances, assuré, personne lésée tiers, ou intermédiaire.

AR-CO SC utilise vos données uniquement pour l’exécution des contrats d’assurances et la communication y afférente, et ne les transmettra pas à des tiers hors de cette exécution. Nos traitements des données ne se déroulent jamais entièrement automatique. Nous ne traitons pas des données sensibles ni médicales (à l’exception des lésions corporelles des victimes avec leur accord).

Les données des candidats à un poste chez AR-CO ne sont pas traitées dans des applicatifs informatiques par l'entreprise. Leurs CV et lettres ne sont conservés que temporairement (jusqu'à 1 an) dans le cadre de la procédure de candidature et d'une réserve de recrutement.

AR-CO SC se réserve le droit de modifier la présente Déclaration en matière de vie privée. La version la plus récente est disponible sur notre site web www.ar-co.be. Pour plus d’info sur la législation en matière de la protection de la vie privée en Belgique et en Europe, consultez www.autoritéprotectiondonnees.be.

AR-CO SC est responsable du traitement des données à caractère personnel. Au sein de l’entreprise nous avons appointé un « Data Protection Officer ». Vous pouvez le contacter sur son email : privacy@ar-co.be.

Si vous avez des questions sur la protection de la vie privée, ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter via le site web mentionné ou par votre courtier.

Vos droits au respect de votre vie privée

• Vous avez le droit de consulter vos données. Si vous exercez votre droit d’accès, nous vous fournirons le relevé le plus complet possible. Des données personnelles dans des fichiers de back-up ou d’archives ne figurent pas dans ce relevé ; elles seront supprimées.
• Vous pouvez toujours demander la rectification de vos données, si elles ne sont (plus) correctes.
• Vous pouvez exiger la suppression de vos données, si vous pensez que nous les traitons indûment.
• Vous pouvez vous opposer à l’utilisation en fonction de nos « intérêts légitimes ».
• Vous pouvez nous demander de vous communiquer les données qui vous concernent ou de les transférer directement à untiers.
• Vous pouvez exercer vos droits à travers notre site web via votre courtier, par écrit à notre service des plaintes, ou auprès de l’Autorité de protection de données. Pour éviter que quelqu’un d’autre se substitue à vous pour exercer vos droits, nous vous demanderons de confirmer votre identité.

AR-CO SC s’appuie sur les bases juridiques suivantes dans le traitement de vos données à caractère personnel.

1. Obligations légales

• la loi sur les assurances
• la législation concernant les entreprises d’assurances
• la législation concernant les assurances obligatoires dans le secteur de la construction et l’attestation
• le droit comptable
• la législation fiscale
• la règlementation sur la protection de la vie privée et la protection des données
• le droit pénal et de procédure pénale

2. Des raisons d’ordre (pré-)contractuelle

• Avant de conclure une police, AR-CO doit traiter certaines données pour évaluer le risque et les conditions d’une éventuelle conclusion.
• L’exécution du contrat suppose le traitement de données administratives et comptables telles que : nom, adresse, numéro du registre national, adresse email, langue, coopérateur, profession, diplômes, chiffre d’affaire pour la déclaration des missions, le calcul et l’encaissement de la prime.
• L’exécution du contrat en cas d’un sinistre implique qu’AR-CO traite les données des parties lésées et toute partie éventuellement responsable ainsi que leurs mandataires et de toutes les parties au procès. Le cas échéant, des données doivent ensuite être transférées à des tiers.

3. L’intérêt légitime en tant qu’entreprise

AR-CO utilise les données personnelles – anonymisées si possible - pour réaliser des études, des modèles de risque, et des statistiques. Ces études sont développées à différents fins : analyse des clients, des catégories professionnelles, sinistralité, procédures de gestion, analyse des risques. Nous transmettons des données agrégées à l’union professionnelle Assuralia, pour établir des données statistiques relatives aux assurances des professions assurés et sur le plan de la Belgique.

Les données doivent être archivées pour éventuellement servir de preuves ou pour préserver les droits de l’entreprise dans des procédures à son encontre.

Avant la mise en production de toute application informatique, des tests utilisant des données à caractère personnel sont nécessaires. Ces tests sont réalisés à l’intérieur de l’entreprise et les résultats sont détruits dès que possible.

4. Votre accord explicite

Nous vous demandons l’autorisation d’utiliser vos données et email pour l’envoi des messages commerciaux et des offres. Vous pouvez révoquer cet accord à tout moment. Votreautorisation est aussi valable pour les offres des partenaires en assurances d’AR-CO.

Les types de données pour identifier, contacter ou conseiller

• Identifier : nom, date de naissance, adresse, nationalité, numéro du registre national, carte d’identité, numéro d’entreprise, signature, numéro de coopérateur et de client et signature électronique personnelle;
• Contacter : titre, numéro de téléphone, adresse email, langue. Nous vous contacterons en principe via votre adresse email, et traiterons votre contrat par le login sécurisé sur notre site-web.
• Conseiller : diplôme, expérience professionnelle, membre des ordres ou instituts professionnels, polices, chiffre d’affaires, société et mandats.

Sécurité et confidentialité

Seules les personnes autorisées ont accès à vos données à caractère personnel, et uniquement si ces données sont pertinentes pour l’exécution de leur mission. Ces personnes sont tenues à un devoir de discrétion stricte et contraintes à respecter toutes les prescriptions techniques visant à assurer la confidentialité de vos données et la sécurité de systèmes.

Les données sont traitées en temps réel dans un nombre limité d’endroits et sauvegardées : chez AR-CO, ses partenaires en assurances et auprès des fournisseur informatiques. Des mesures de sécurité strictes sont prises sur ces sites. Les locaux, les serveurs, le réseau, les transferts et les données sont strictement protégés, et des contrôles sont effectués par un service externe spécialisé.

AR-CO conserve les données à caractère personnel pendant les périodes imposées par la législation :

• Concernant les polices conclues, jusqu’à 5 ans après la fin de la relation client-compagnie,
• Concernant les sinistres, jusqu’à la prescription légale après le sinistre ou la procédure,
• Concernant les nouveaux prospects, jusqu’à 5 ans après le dernier contact.

AR-CO répond aux demandes de tiers uniquement si elles sont basées sur une obligation légale, nécessaires à l’exécution du contrat, ou si elles sont faites avec l’accord de la personne concernée. AR-CO ne peut être tenu pour responsable du traitement ultérieur par les destinataires légitimes.